Passados mais de 60 dias que estamos com todos os nossos colaboradores exercendo suas atividades de maneira remota, vem a pergunta: até quando vamos ficar no modelo home office? Parece que não temos essa resposta ainda. 

A pergunta mais frequente nesse momento é: podemos ficar o resto de nossas vidas assim? Parece drástico né? Mas acredito que devemos fazer essa reflexão sem pestanejar, com a frieza que as decisões racionais exigem.

Se adaptando a uma nova forma de viver 

Com a repentina chegada do COVID-19, a sociedade inteira entrou em um processo de adaptação. Se por um lado estamos nos desafiando a cada dia com uma nova forma de viver as nossas vidas, por outro lado temos o desconforto de ter uma quantidade enorme de dúvidas sobre o futuro. A incerteza, essa inimiga invisível tem tido um espaço cada vez maior em nossos pensamentos.

Começamos o ano tendo ótimas expectativas, janeiro e fevereiro foram meses que mostravam belos sinais e de repente chega março. Março um mês que para muitos seria o início de 2020, pois esses muitos acreditam que o ano só começa depois do carnaval, mas não! Março não deixou o ano começar e assim fomos forçados a iniciar uma nova forma de viver, onde muitos não saem de casa para fazer as mesmas coisas que sempre fizeram fora de casa, uma forma um tanto quanto simples, mas que para a maioria era algo inimaginável.

Para nós, atuar com toda a empresa em formato de Home Office foi uma inesperada aventura. Crescemos com isso! 

Por aqui iniciamos a nossa grande aventura de praticar o desapego. Nos entregamos ao desafio de quebrar a cultura de anos com o trabalho presencial e pelo bem-estar das pessoas, colocamos a empresa inteira em Home Office. 

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Com as poucas experiências de trabalho remoto, foi preciso trabalhar a confiança e ressignificar a percepção de que os resultados são abaixo do rendimento em comparação com a produtividade presencial. O primeiro passo para isso foi entender que o verdadeiro problema está na falta de controle. 

Superando desafios que acompanham grandes mudanças

Com o entendimento dos maiores medos, dúvidas e preocupações, compartilhando e trocando experiências, encontramos respostas para estruturar um processo de trabalho remoto eficiente. Começamos essa busca por soluções juntando praticamente todas as áreas da empresa para compartilhar e entender os principais desafios. Levantamos seis questionamentos:

1. Formas de realizar a gestão das pessoas e suas atividades;
2. Estabelecer comunicação periódica entre time e gestão;
3. Organizar pessoas considerando disponibilidade para as atividades de trabalho, pensando também nos momentos de lazer. Porque em confinamento é obrigatório mexer o corpo;
4. Infraestrutura: liberar acessos remotos, equipamentos e também o ponto mais complexo na questão local onde o colaborador realizaria as suas atividades, porque não temos ação sobre este tema;
5. Entender os reflexos do distanciamento social dentro do ambiente de trabalho e da rotina.
6. Processo de desenvolvimento: “como desenvolver pessoas apesar da distância física?”

Planejamento, colaboração, comunicação e controle

A participação da Gestão de Pessoas, Marketing e Administração foi fundamental para elaboração do planejamento. Outro ponto importante foi o apoio da nossa consultoria de gestão externa nos alertando para o acompanhamento próximo das pessoas, mesmo estando longe delas. 

Após a estrutura do planejamento, agimos na inserção de pontos de acompanhamento e controle nos processos:

1. Agendamento de reuniões diárias para todas as áreas (formalizado e programado);
2. Organização das plannings, daylis, reviews e retros com horários pré-definidos com o conhecimento e participação de todos;
3. Criação de documento com orientações e processos para realização do home office;
4. Contato constante (diário) com as pessoas durante todos os processos, para entender como cada um sente este novo formato de trabalho e atuação.

Os resultados que estamos colhendo são fruto de uma equipe dedicada, que pegou junto e nos surpreendeu a cada entrega de projeto. Hoje podemos dizer que apesar de fisicamente distantes, estamos ainda mais conectados. 

O mundo inteiro está mudando e a forma de trabalhar também, com certeza voltaremos diferentes. Em breve estaremos juntos, com novos aprendizados e prontos para compartilhar nossas novas vivências. 

*Michael Tatsch, sócio-diretor da Kbase.

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