Passados mais de 60 dias que estamos com todos os nossos colaboradores exercendo suas atividades de maneira remota, vem a pergunta: até quando vamos ficar no modelo home office? Parece que não temos essa resposta ainda. 

A pergunta mais frequente nesse momento é se podemos ficar o resto de nossas vidas assim. Parece drástico né? Mas acredito que devemos fazer essa reflexão sem pestanejar, com a frieza que as decisões racionais exigem.

Se adaptando a uma nova forma de viver 

Com a repentina chegada do COVID-19, a sociedade inteira entrou em um processo de adaptação.

Por um lado estamos nos desafiando a cada dia com uma nova forma de viver as nossas vidas, mas por outro temos o desconforto de ter uma quantidade enorme de dúvidas sobre o futuro.

E aqui lidamos com a incerteza, essa inimiga invisível que tem ganhado um espaço cada vez maior em nossos pensamentos.

E além disso, a frustração de ter começado o ano com ótimas expectativas. Janeiro e fevereiro nos mostravam belos sinais, mas então chegou março, o mês que iniciaria 2020 para aqueles que acreditam que o ano só começa depois do carnaval. E ao invés disso fomos surpreendidos com um novo começo, de um novo estilo de vida.

O que para nós significou uma busca ao desapego, pois foi grande o desafio de quebrar a cultura de anos com o trabalho presencial. Mas pelo bem-estar das pessoas, colocamos a empresa inteira em Home Office.  

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Com as poucas experiências de trabalho remoto, foi preciso trabalhar a confiança e redefinir a percepção de que os resultados são abaixo em comparação com a produtividade presencial. Antes de tudo, foi preciso entender que o verdadeiro problema estava na falta de controle.

Superando desafios que acompanham grandes mudanças

O primeiro passo foi entender as dúvidas e preocupações, começamos essa busca juntando praticamente todas as áreas da empresa. Desse modo, levantamos seis questões:

• Formas de realizar a gestão das pessoas e suas atividades;
• Estabelecer comunicação periódica entre time e gestão;
• Organizar pessoas considerando disponibilidade para as atividades de trabalho, pensando também nos momentos de lazer. Porque em confinamento é obrigatório mexer o corpo;
• Infraestrutura: liberar acessos remotos, equipamentos e também o ponto mais complexo na questão local onde o colaborador realizaria as suas atividades, porque não temos ação sobre este tema;
• Entender os reflexos do distanciamento social dentro do ambiente de trabalho e da rotina.
• Processo de desenvolvimento: “como desenvolver pessoas apesar da distância física?”

A partir desses pontos encontramos algumas respostas para estruturar um processo.

Planejamento, colaboração, comunicação e controle

Após a estrutura do planejamento, agimos na inserção de pontos de acompanhamento e controle nos processos:

• Agendamento de reuniões diárias para todas as áreas (formalizado e programado);
• Organização das plannings, daylis, reviews e retros com horários pré-definidos com o conhecimento e participação de todos;
• Criação de documento com orientações e processos para realização do home office;
• Contato constante (diário) com as pessoas durante todos os processos, para entender como cada um sente este novo formato de trabalho e atuação.

A participação da Gestão de Pessoas, Marketing e Administração foi fundamental para elaboração do planejamento. Além disso, contamos com o apoio da nossa consultoria de gestão externa alertando para o acompanhamento próximo das pessoas.

Como principal resultado dessas ações, vemos uma equipe dedicada que surpreendeu a cada entrega de projeto. Percebemos que apesar de fisicamente distantes, estamos ainda mais conectados. 

*Michael Tatsch, sócio-diretor da Kbase.

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